Bonjour Patrick,

L'organisation d'une Convention est en effet un gros boulot, qui nécessite une équipe.

La difficulté est qu'à chaque fois, les Conventions se sont passées dans des lieux très différents, avec une infrastructure et des contraintes logistiques, financières, administratives et de sécurité différentes. Plus encore, l'expérience de chaque Convention donne des éléments à intégrer dans l'organisation des suivantes.

Il y a un certain nombre d'exigences sur lesquelles on ne peut plus transiger :

1) La qualité de l'expo :
a) espace pour chaque arbre (donc nombre de tables, espace entre les rangées...)
b) qualité du fond et des nappes (blanc ignifugé)
c) éclairage : d'ambiance, et à adapter pour chaque rangée. Donc possibilité d'avoir des spots d'appoint.
e) gardiennage des arbres et du matériel jour et nuit

2) Présence de pros :
a) variés
b) promouvoir de nouveaux talents qui se lancent

3) Une ville :
a) accessible facilement
b) avec une bonne infrastructure hôtelière

4) Une équipe sur place :
a) pour les contacts officiels
b) pour la gestion de la logistique

5) Des conférences ou des démonstration didactiques
a) variées
b) qui permettent aux amateurs de revenir chez eux en ayant appris quelque chose pour leurs arbres.

Après, la question du financement est toujours différente selon les cas, s'il faut louer la salle, si les entrées peuvent être payantes, si l'on obtint des sponsors ou des partenaires. Il faut savoir qu'une salle de congrès, c'est facilement 7000 euros de location le week-end. Sans parler de service de sécurité, de déplacements, de matériel, etc...

A suivre ! 

Bien sûr, on y travaille d'arrache-pied ! 

Patrick parlait du cahier des charges d'une Convention. J'ai répondu en donnant les impératifs.
Bien sûr, c'est aux organisateurs de la Convention de prendre contact avec des pros et avec des conférenciers. Mais ces impératifs doivent aussi être pris en compte par l'équipe locale (autorisation d'avoir des pros, parking, salle ou espace séparé pour zone marchande, espace de conférence, micros, éclairage, rétroprojecteur, chaises pour le public...).